Ein "Vertragsmanagement-System" kann für verschiedene Unternehmen unterschiedliche Bedeutungen haben. Die Optionen reichen von Aktenschränken (ernsthaft!) über gemeinsam genutzte Laufwerke bis hin zu KI-gestützter CLM-Software (Contract Lifecycle Management), die Vertragsinformationen in Echtzeit liefert - und alles dazwischen.
Aber wenn wir heute von einem Vertragsmanagement-System sprechen, meinen wir eine Software, die die Erstellung, Verhandlung, Unterzeichnung, Erneuerung, Datenanalyse und Operationalisierung von Verträgen verwaltet.
Warum sind Vertragsmanagement-Systeme heute so wichtig?
Unabhängig von ihrer Größe und Komplexität brauchen Unternehmen eine Möglichkeit, ihre Verträge zu bearbeiten und darauf zuzugreifen, um zu wissen, welche Rechte und Verpflichtungen sie gegenüber ihren Lieferanten, Kunden und Partnern haben. Obwohl dies selbstverständlich zu sein scheint, verfügen viele Unternehmen nicht über ein Vertragsmanagement-System, das selbst die grundlegendsten Vertragsinformationen, wie z. B. die wichtigsten Fristen für Vertragsverlängerungen oder -abläufe, konsistent bereitstellt.
Tatsache ist, dass die heutige Vertragsmanagement-Software durch die Optimierung des Vertragsprozesses - von der Vertragsvorlage über die Vertragserstellung bis hin zum Genehmigungs-Workflow - und durch die Bereitstellung von Vertragsdaten, die die Abläufe im Unternehmen definieren, für eine bessere Geschäftsabwicklung sorgen kann.
Was müssen Sie bei Ihrem Vertragsmanagement-System beachten?
Die Akzeptanz von Vertragsmanagement-Systemen nimmt zu, da sie einen Mehrwert bieten und die mit schlecht verwalteten Verträgen verbundenen Geschäftsrisiken verringern. Hier sind einige der Faktoren, die Sie bei der Einrichtung eines Vertragsmanagement-Systems berücksichtigen müssen:
KI-Tools: Der erste Schritt zu einem besseren Vertragsmanagement besteht darin, zu verstehen, was in einem Vertrag steht. Der Einsatz von künstlicher Intelligenz in Ihrem Vertragsmanagement-System kann den Vertragsmanagement Prozess beschleunigen, indem Vertragsattribute auf der Grundlage einer Analyse von Hunderttausenden von Klauseln aus Millionen von bestehenden Verträgen schnell identifiziert werden. Durch die Kombination von Erkenntnissen aus Ihren Verträgen und Tausenden ähnlicher Dokumente strukturiert die KI neue Verträge und erweckt statische Dokumente zum Leben. Gleichzeitig wird die Plattform durch maschinelles Lernen kontinuierlich verbessert, indem neue Daten integriert und die Arbeitsabläufe optimiert werden.
Fähigkeiten zur Nachbearbeitung: Es reicht nicht aus, einen Vertrag zu erstellen und zu speichern; Sie müssen auch in der Lage sein, seine Erfüllung nach zu verfolgen und sicherzustellen, dass alle Verpflichtungen eingehalten werden. Ein Vertrag enthält eine Reihe von Zusagen, die Sie und Ihr Partner einhalten müssen. Ein Vertragsmanagement-System kann Ihnen dabei helfen, Ihre Verpflichtungen nach der Unterzeichnung zu erfüllen, bessere Entscheidungen über die Erfüllung zu treffen, potenzielle Engpässe vorherzusehen und transparente Berichte für die wichtigsten Interessengruppen zu erstellen.
Starker Kundenstamm: Wer vertraut sonst noch auf die Lösung Ihres Anbieters? Das ist eine wichtige Frage, die man sich stellen sollte. Vertragsabläufe können zu den komplexesten Themen in einem Unternehmen gehören, wenn man die Risiken und Chancen bedenkt, die mit den Dokumenten verbunden sind. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Anbieter über die nötige Erfahrung verfügt, um sicherzustellen, dass er auch Ihre anspruchsvollsten Vertragsmanagement-Anforderungen erfüllen kann.
Analysten-Bewertung: Was sagen externe Analysten über die Qualität der Vision und die Fähigkeit Ihres Anbieters zur Umsetzung? Erfassen sie die aktuellen und zukünftigen Markt- und Technologietrends? Verstehen sie die Kundenbedürfnisse und Wettbewerbskräfte nicht nur heute, sondern auch in Zukunft?
Was Icertis auszeichnet
Icertis zeichnet sich durch seine Vision, sein unübertroffenes Fachwissen und sein dauerhaftes Engagement für das Vertragsmanagement aus.
Wir sind das einzige CLM-Unternehmen, das drei Jahre in Folge auf der Forbes AI 50-Liste steht und als eines der vielversprechendsten Unternehmen Amerikas, das mit künstlicher Intelligenz arbeitet, anerkannt ist. Unsere wiederholte Platzierung auf dieser Liste ist auf unsere kategoriebestimmende Innovation bei der Nutzung von KI und maschinellem Lernen zurückzuführen, um statische Dokumente in einen strategischen Vorteil zu verwandeln.
Icertis wurde außerdem zum zweiten Mal in Folge als Leader im Gartner Magic Quadrant für Contract Life Cycle Management ausgezeichnet. Dies ist auf unsere Fähigkeit zur Umsetzung, unsere umfassende Vision und unseren Fokus darauf zurückzuführen, dass wir sicherstellen, dass die Absicht jedes Vertrags vollständig umgesetzt wird.
Heute vertrauen die bekanntesten Marken und innovativsten Unternehmen der Welt Icertis, um die Rechte und Verpflichtungen in ihren mehr als 10 Millionen Verträgen im Wert von mehr als 1 Billion US-Dollar in mehr als 40 Sprachen und mehr als 93 Ländern zu regeln.
Mit unschlagbarer Technologie und kategoriedefinierenden Innovationen verschiebt Icertis die Grenzen dessen, was mit CLM möglich ist.