Der jüngste Bericht von World Commerce & Contracting über die am häufigsten verhandelten Vertragsbedingungen zeigt, dass es bei vielen Unternehmen Potenzial für Optimierung gibt.
Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Ein Vertriebsleiter berichtet seinem CEO, dass die Pipeline sehr vielversprechend ist - das Unternehmen ist der bevorzugte Lieferant für alle Kunden, die in diesem Quartal beliefert werden müssen, und alles, was noch fehlt, ist die Unterzeichnung des Vertrags. Dann kommt das Quartalsende und die Verträge werden nicht unterzeichnet - mit anderen Worten, die Führungskraft verfehlt ihr Ziel.
Was war passiert? Der Abschluss verzögerte sich durch die Verhandlungen in den Rechtsabteilungen. "Ich kann Fragen zu den geschäftlichen oder technischen Bedingungen schnell und vorhersehbar klären", sagte der Vertriebsleiter über ihre Kaufverträge. "Aber wenn es um die rechtlichen und risikorelevanten Themen geht, habe ich keine Kontrolle. Immer wieder verschieben sich meine Umsatzprognosen aufgrund von Redlining. Doch letztendlich bin ich es, der dafür verantwortlich gemacht wird."
Vertragsverhandlungen wie in den 90ern
Der Bericht von WorldCC greift Fragen zu den Prozessen um Vertragsverhandlungen in Unternehmen auf. WorldCC befragt seine Mitglieder seit 20 Jahren, wofür sie ihr Verhandlungskapital ausgeben. Während die Autoren massive Veränderungen aufgrund von Globalisierung, Digitalisierung und anderen Trends erwarteten, hat sich in vielerlei Hinsicht wenig geändert. Wenn es um Vertragsverhandlungen geht, sind wir immer noch in den 90ern (oder zumindest 2002, als der erste Bericht über die am häufigsten verhandelten Bedingungen von der damaligen International Association of Contract and Commercial Management veröffentlicht wurde).
Das Problem scheint eine Mentalitätsfrage zu sein: Während die Beschaffungs- und Vertriebsabteilungen Verträge als Chance sehen - eine Chance, etwas zu bekommen, das das Unternehmen braucht, oder etwas zu verkaufen, das das Unternehmen produziert -, haben Juristen eher das Risiko im Fokus.
Langsamere, weniger wertvolle Verträge
Diese Einstellung wird deutlich, wenn man sich die Umfrageergebnisse dazu ansieht, welche Bedingungen „am häufigsten verhandelt“ und welche von den Unternehmen als "am wichtigsten" angesehen werden. “Am häufigsten verhandelt“ werden Klauseln, die auf mangelndes Vertrauen hindeuten", während sich die Unternehmen bei den wichtigsten Konditionen auf die Leistung und die Regeln für die Änderung der Vertragsbedingungen bei veränderten Konditionen konzentrieren.
"Traditionelle Einstellungen zum Risiko dominieren weiterhin die Geschäftsbeziehungen, auf Kosten des wirtschaftlichen Werts und der Anpassungsfähigkeit, die wir brauchen, um die heutigen Marktbedingungen zu meistern“, so der Vertriebsleiter.
Dies hat zweierlei Auswirkungen: Wie bereits erwähnt, besteht die Gefahr, dass das Geschäft unnötig verlangsamt wird, wenn Zeit und Kapital für die Verhandlungen aufgewendet werden, die nicht als "wichtig" angesehen werden. Das bedeutet gleichzeitig, dass die Unternehmen möglicherweise nicht in der Lage sind, den vollen Wert ihrer Verträge auszuschöpfen.
Die Umfrage wirft eine interessante "Henne-Ei"-Frage auf: Würden wir, wenn wir mehr Zeit auf die Verhandlung und Vereinbarung der im Bericht selbst als "wichtig" bezeichneten Punkte (wie Umfang, Ziele und Verantwortung der Parteien) verwenden würden, Unstimmigkeiten und unsere übermäßige Konzentration auf die Verhandlung von Haftungsbeschränkungen und Entschädigungen minimieren? Könnten wir für mehr Harmonie während der gesamten Dauer der Vertragsbeziehung sorgen, indem wir Kapital für Kommunikation, Berichterstattung und Vertragsmanagement aufwenden?
Der Bericht impliziert, dass die Antwort "ja" lautet.
Der Weg der Zukunft auf Basis von Daten
Überall gibt es Anekdoten über Unternehmen, die Daten nutzen, um Wege zur Verbesserung ihrer Prozesse zu finden. So berichtet der Vizepräsident für Vertragsmanagement eines IT-Unternehmens gegenüber WorldCC, dass das Unternehmen Daten aus seinem Vertragsmanagementsystem nutzen konnte, um Klauseln zu identifizieren, die am häufigsten zu Streitigkeiten führen. Gestützt auf Technologie und Daten haben sich die Verhandlungsführer des Unternehmens auf die Verbesserung und Klärung dieser Klauseln konzentriert und so die Geschäftsbeziehungen optimiert.
Mit der richtigen Einstellung und der Konzentration auf die Vertragsanalyse werden Erfolge wie die oben genannten immer häufiger vorkommen, da die Vertragsdaten immer zuverlässiger und leichter verfügbar sind. Dadurch werden nicht nur die Verträge präziser, sondern auch die Geschäftsbeziehungen harmonischer. Durch die Nutzung des vollen Potenzials von Verträgen werden Unternehmen in die Lage versetzt, immer ehrgeizigere Projekte in Angriff zu nehmen, da sie wissen, dass ihre Beziehungen auf einer soliden Grundlage bestehen.
Es ist an der Zeit, Verträge so abzuschließen, wie es in 2023 möglich ist.
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